Vecinos: Explorando 200 Anos de Historia Puertorriqueño en Filadelfia

Una crónica interactiva de la communidad Puertorriqueña en Filadelfia, creado por la comunidad Puertorriqueña de Filadelfia.

Vea la versión en inglés de esta página aquí.

Este sitio web es el producto final de un proyecto titulado Audiencias Compenetradas (Audience Embedded). Con el apoyo del Centro Pew para las Artes y el Patrimonio (PEW), el objetivo del proyecto tenía dos vertientes: 1) permitir que miembros de la comunidad diseñaran un programa por y para un público igual que ellos y 2) que a través del proceso, exploraran la historia de los vecindarios puertorriqueños de Filadelfia y sus similitudes con las experiencias de otros migrantes.

Audience Embedded fue concebido e implementado por la Sociedad Histórica de Pensilvania (HSP por sus siglas en ingléa) y el Taller Puertorriqueño (Taller) como una forma de cultivar nuevas audiencias para su trabajo. Esta sección del sitio web proporciona antecedentes sobre el proceso tanto para aquellas personas que quieren saber más, y especialmente para aquellos que trabajan en otras organizaciones culturales e históricas en busca de ideas para trabajar más estrechamente con sus comunidades.

También deseamos agradecer a las muchas personas que hicieron posible este proyecto proporcionando su tiempo, ideas y compromiso. La página Personas Involucradas se presenta a aquellos que trabajaron en el proyecto, desde el personal envuelto hasta los consultores y miembros de la comunidad ó PAZ que fueron primordiales para este trabajo. Por otro lado, muchas personas en HSP hicieron posible este sitio web: McKenna Britton y Renee Hoffman que literalmente construyeron el sitio web; Monica Fonorow y Chris Damiani que ayudaron con el diseño y la promoción; Katie Clark, Kat Lydon y Jean Ruiz, quienes proporcionaron información sobre el diseño para audiencias más jóvenes; John Houser y Bee Martin que desarrollaron el backend; Gustavo García del Taller Colibrí, quien al brindar servicios de fotografía y video casi se convirtió en otro miembro de PAZ; y Creative Respite que creó nuestro fabuloso logo.

Nuestro más profundo agradecimiento - Beth y Carmen  

 

 

Las opiniones expresadas son las de los autores y no necesariamente reflejan el parecer de The Pew Center for Arts & Heritage or The Pew Charitable Trusts
(El Centro para las Artes y Herencia, PEW).

Vaya a diferentes secciones de la página Sobre el Proyecto:

Creación del Sitio Web

Más Acerca de Audience Embedded

Modelo para la Participación Profunda del Público

Descargue el folleto para el Modelo de Participación del Público Profundo

Creación del Sitio Web

Este sitio web es el proyecto culminante de la Aportación para Audience Embedded, a través de la cual un grupo de miembros de la comunidad representando las audiencias respectivas de HSP y del Taller, diseñaron un programa que entendían era necesario para preservar y compartir la idea de vecindario, especialmente los de la comunidad puertorriqueña en Filadelfia. Como tal, este sitio web fue diseñado por la comunidad y el comité. Todos los elementos, desde el contenido hasta el color, fue seleccionado por los miembros de PAZ. (Para ver una guía de cómo diseñar un sitio web por un comité, ver este video y consulte el folleto desarrollado para la conferencia de Museos y Web de 2019). Como se explica en la sección Más Acerca de Audience Embedded, los miembros de PAZ estaban interesados en que el sitio web incluyera tres características principales en el proceso de compartir las historias de las experiencias puertorriqueñas: una cronología de ésta historia migratoria; digitalización de historias orales de los archivos de HSP y el Taller; y captar reflexiones de miembros de la comunidd a las obras de arte dentro de la colección del Taller.

El sitio web está organizado en torno a una pregunta central: ¿Qué es un vecindario? Para crear la base de la definición de vecindario, desarrolladas por PAZ, se asignaron una serie de ensayos contextuales. PAZ y miembros de la comunidad fueron ofrecen sus reflexiones de "vecindario" en el video que aparece al comienzo. Ya que una de las intenciones del proyecto era demostrar similaridades con la experiencia de personas que emigran a Filadelfia, los enlaces en las páginas de ensayos conectan con otros contenidos en otras areas de los sitios web de HSP y Taller.

La cronología desarrollada sirve literal y figurativamente como la columna vertebral del sitio web. El Dr. Ariel Arnau, asesor técnico en el proyecto, proporcionó una lista de más de 80 eventos históricos para su posible inclusión. En febrero de 2019, los miembros de PAZ se reunieron para priorizar la lista de los eventos que más se relacionaban con el tema de vecindario que ellos entendían serían del mayor interés público. Recortaron la lista a 50. En marzo se llevó a cabo un programa público en el Taller donde miembros del público en general ayudaron a perfeccionar aún más el contenido, llegando a la lista de momentos histórios seleccionados en la cronología incluída.

Para cada evento dentro de la cronología, se asignó un breve ensayo que luego se tradujo al español. Una variedad de personas adscritas al proyecto escribieron los ensayos que fueron traducidos por Multilingual Connections. Los ensayos completados se suben a las páginas correlacionadas, con fotografías y materiales relevantes extraídos de los archivos de HSP y del Taller. Estos sirven como accesorios visuales para las historias que complementan. Cada ensayo de cada evento de la cronología conecta a un ensayo temático más amplio y a historias orales pertinentes, las reflexiones sobre el arte, así como también, con otros contenidos.

La sección de arte del sitio web responde al interés del grupo PAZ de presentar obras de arte de la colección del Taller. Un subgrupo de PAZ seleccionó imágenes para ser mostradas en el programa público de marzo de 2019. En esta convocatoria, se le pidió a los participantes que comentaran cómo la obra de arte se relacionaba con su visión de un vecindario dentro de la experiencia puertorriqueña, o de su experiencia personal. Estos videos revisten las respuestas en audio de los miembros de la comunidad con la obra de arte que están comentando; luego, los videos se transcribieron de su idioma original al inglés o al español. Estas transcripciones están disponibles en el sitio web, para que todo el público tenga acceso completo a los comentarios de los miembros de la comunidad.

Otro componente importante del sitio de Audience Embedded fue la digitalización y traducción de dos colecciones de historia oral: Batiendo la Olla de los archivos de Taller y la Nueva Iniciativa de Inmigrantes de los archivos de HSP. Masada Devine del Taller, trabajando con el programa Audacity, digitalizó las diversas cintas en cassettes de las historias orales seleccionadas de la colección del Taller, las transcripciones de las cintas junto con los archivos digitalizados. Caroline Hayden de HSP trabajó con su colección de historia oral, digitalizando las tres entrevistas seleccionadas de la colección Nueva Iniciativa de Inmigrantes. Miembros del público ahora podrán escuchar y contemplar la experiencia de cada entrevistado desde la comodidad de su hogar.

La producción de la estructura del sitio web dependió de un ejército de personas. El equipo de IT de HSP seleccionó a Omeka S como la plataforma para el sitio (para conocer los antecedentes de esta decisión y las características de Omeka S, consulte este folleto de la conferencia Museo y Web de 2019). Además de elegir los temas de la cronología en la reunión de febrero de 2019, PAZ votó sobre los posibles enfoques creativos para la combinación de colores y para el diseño. Renee Hoffman, estudiante de Museología en la Universidad de las Artes, trabajó con el grupo PAZ y los supervisores del proyecto para implementar la temática del sitio (esquema de color, diseño, contenido) y construyó el esqueleto del sitio. Ella creó la cronología utilizando el plug-in Knight's Lab, e identificó la mayoría de las imágenes y el contenido vinculado.

En agosto de este año, McKenna Britton se unió al equipo de Neighbors/Vecinos para finalizar la creación del sitio web del proyecto. McKenna, recién graduada del programa de posgrado en Historia Pública de la Universidad Rutgers-Camden, dió vida al esqueleto. En la primera etapa del proceso se subieron los ensayos. La segunda etapa consistió en la codificación HTML, la incorporación de imágenes, el diseño de cada página, la incorporación del color temático y el entrelace con las fuentes identificadas y seleccionadas, bajo la dirección de Renee. Además, McKenna trabajó con el vasto inventario de material audiovisual creado por el Taller Colibrí durante las reuniones de los PAZ.

Además de estos objetivos generales del proyecto, McKenna se ocupó de una variedad de detalles: contactar a los autores, redactar ensayos para la cronología, hacer investigación en los archivos de HSP, viajar a Taller para reunirse con Masada Devine, dominar la codificación HTML y muchas otras pequeñas acciones que aportaron a la realización de este sitio web. Sobre su experiencia trabajando en este proyecto en los últimos meses, McKenna dice: "He aprendido mucho de la investigación de los PAZ, los ensayos de la cronología que he leído y editado y mi propia investigación para este proyecto. He aprendido más sobre la historia de la comunidad puertorriqueña de Filadelfia de lo que originalmente pensé. Por eso, estoy agradecida. Me siento muy honrada de haber estado involucrada en este proyecto y de haber ayudado a ver el sitio web florecer."

Más Acerca de Audience Embedded

La producción del sitio web Vecinos fue el proyecto culminante de una Aportación de PEW titulada Audience Embedded, concebida e implementada por la Sociedad Histórica de Pensilvania y Taller Puertorriqueño en Filadelfia. Con el apoyo del Centro Pew para las Artes y el Patrimonio, esta aportación de dos años fué otorgada en el otoño de 2017, con el objetivo de involucrar al público general en formas nuevas y significativas encargándoles la tarea de desarrollar programas. La proposición para Audience Embedded es que al refinar un modelo de programación para y por las personas a quienes van dirigidos, los programas se vuelven más relevantes y atractivos para aquellos que los reciben y participan. El enfoque para la investigación se puso en aquellas colecciones en HSP y Taller que documentan las experiencias de los puertorriqueños en Filadelfia a través del lente temático de los vecindarios.

La cronología usada en la propuesta sometida incluyó tomar el primer año para identificar a los miembros de la audiencia que participarían en el proyecto, para que esas personas investigaran el tema de los vecindarios puertorriqueños en Filadelfia y que pudieran pensar acerca de cómo ir más allá de los formatos de los programas tradicionales, encontrando iniciativas que ampliaran las definiciones de programación cultural. El segundo año del proyecto se dedicaría al desarrollo e implementación de dos programas concebidos por el grupo e implementados por el personal, uno centrado en HSP y otro en Taller, lo que proporcionaría un espacio seguro para la discusión sobre las experiencias puertorriqueñas en Filadelfia, pasadas y presentes. El presupuesto se estructuró con una cantidad de dinero asignada que se podía gastar a medida que los miembros de la audiencia (PAZ) determinaban las formas más efectivas de involucrar a personas como ellos con el tema. La beca también incluyó fondos para discutir el proyecto en conferencias profesionales y crear un archivo web para que otras organizaciones pudieran aprender de la experiencia. Esta sección acerca del proyecto cumple este último objetivo.

Antecedentes

Si bien HSP tiene un historial de trabajo con sus audiencias en cuanto a la evaluación de programas, su personal entendía que tenía la necesidad de incorporar sus audiencias en la fase de desarrollo de programas para poder mejor responder a sus necesidades y expectativas y, con suerte, expandir sus audiencia en términos de tipo y número. Este motivo fue influenciado en gran medida por un proyecto anterior también financiado por el Centro Pew para las Artes y el Patrimonio titulado Artista Compenetrado (Artist Embedded). En ese proyecto, los miembros de la audiencia, quienes proporcionaron comentarios y orientación a través de un proceso de dos años con un artista en residencia, indicaron que pensaban que llegaron al proyecto demasiado tarde como para hacer una diferencia significativa. Además, si bien estas personas habían estado trabajando con HSP durante dos años, todavía tenían una vaga comprensión de lo que es un archivo y cómo usar los materiales en una biblioteca de investigación.

La elección de trabajar con Taller nace de unos antecedentes. En el 2002, HSP incorpora el Instituto Balch de Estudios Étnicos, que había documentado las historias y experiencias de más de sesenta grupos étnicos en los Estados Unidos. HSP continúa el legado de Balch mediante la recopilación de materiales que documentan la historia de varios grupos étnicos en los Estados Unidos y la organización de programas que resaltan esta historia. Como parte de esa misión, HSP ya había trabajado con el Taller. Las dos organizaciones no solo habían planificado conjuntamente algunos programas, sino que Taller también participó en La Iniciativa de Colecciones Ocultas para Pequeños Repositorios de Archivo de Pensilvania de HSP, mediante la cual su colección de archivos fué inspeccionada y documentada.

La elección de examinar barrios latinos en Filadelfia, por lo tanto, fue bastante fácil. Para que el alcance del proyecto fuera uno manejable, PEW sugirió sabiamente que se refinara el término "latino" para ser más específico. Los puertorriqueños han sido la comunidad latina local más dominante en Filadelfia desde el 1950. A pesar de la reciente llegada de otros latinos, los puertorriqueños siguen representando más del 60% de los latinos en Filadelfia. Además, Filadelfia tiene la tercera población más grande de puertorriqueños en el territorio continental, después de Nueva York y Miami. Además, en enfoque e intención, el proyecto podría hacer conexiones entre latinos y no latinos sobre los temas universales de la migración y la translocación, permitiendo al mismo tiempo la exploración para descubrir realidades particulares de esta comunidad.

Armando el Equipo

El equipo del proyecto estaba formado por la directora del proyecto (Beth Twiss Houting de HSP), la Especialista en Audiencias (Carmen Febo-San Miguel de Taller), la Facilitadora de PAZ (Flora Ward) y la evaluadora del proyecto (Monica Zimmerman). Sin embargo, los miembros de la comunidad representando las audiencias, (PAZ) y los asesores técnicos, fueron esenciales para el éxito del proyecto.

El grupo de miembros de la comunidad representativo de las audiencias se tituló PAZ (un acrónimo de Program-Audience-Zoomers, que también es un juego de palabras en español por el significado de esa palabra). Los PAZ debían ser representativos del público de las dos organizaciones. La mitad del grupo debía provenir de la comunidad latina, con una fuerte representación de puertorriqueños, y los demás representarían una subsección diversa de audiencias tradicionales de HSP (por ejemplo, educadores, académicos y genealogistas).

En el proyecto identificó un equipo de asesores técnicos para ayudar a los PAZ a aprender a usar archivos y a pensar en el desarrollo creativo de programas. Este grupo incluía un archivista, historiadores públicos, académicos y artistas. Se pidió a estas personas que asistieran a varias reuniones para proporcionar información y despertar la creatividad. En realidad, muchos de ellos asistieron a más reuniones de las requeridas y la mayoría se convirtió, de cierta forma, en consultores para el personal del proyecto. Después de cada reunión de PAZ, los asesores se unirían al personal en una llamada de conferencia para revisar la conversación y establecer los próximos pasos.

Para obtener una lista de todas las personas involucradas, consulte la sección Personas.

El Proceso y el Archivo del Proyecto

El primer paso a finales de 2017 fue crear PAZ. Dado que cada organización estaba interesada en la audiencia de la otra como una forma de expandir sus audiencias, HSP y Taller se acercaron a los constituyentes de cada organización respectiva para crear un grupo conjunto de personas que se comprometerían con un proyecto de dos años. Notando la experiencia previa de que puede haber deserción antes de completar los dos años, se comenzó con 15 miembros para asegurar que al menos hubiera doce participantes activos al final. PAZ comenzó con 20 personas, de las cuales 18 permanecieron activas durante el primer año y 13 en el segundo. A los miembros de PAZ se les pagó por su participación con una escala móvil que proporcionó una compensación más alta por cada programa que asistieran.

Al mismo tiempo, el archivista del proyecto inspeccionó las colecciones alojadas en ambas organizaciones que se prestaban al tema, desarrollando listas de piezas para con las que llamar atención en las dos primeras reuniones.

En el 2018, las seis reuniones de PAZ originalmente programadas en la propouesta se ampliaron a siete reuniones. Además, se agregaron actividades opcionales, como una mañana de investigación durante unos sábados en HSP y tres excursiones de verano para aprender sobre varios tipos de programación cultural. Cada miembro de PAZ asistió en promedio a ocho de estas experiencias. Más allá de las reuniones y actividades grupales, se les animó a elegir un tema de su propio interés y a realizar investigaciones en los archivos tanto en HSP como en Taller. A lo largo del proceso, el Taller Colibri fotografió, hizo grabaciones y/o video grabó las reuniones, tanto para referencia en la planificación como con fines de documentació. (Dentro de esta sección del sitio web no hemos traducido al español).

Llegar a un consenso sobre el programa de culminación fué la tarea más difícil para PAZ y el personal del proyecto. La propuesta aprobada había sugerido dos programas en la primavera de 2019 para una audiencia de “personas como” los miembros de PAZ. PAZ tenía tres ideas fuertes y, además, estaban interesados en expandir la audiencia de “personas como ellos” para incluir a los jóvenes (escuela secundaria y adultos jóvenes). Las ideas en resúmen, fueron: una cronología o mapa cronológico de los puertorriqueños en Filadelfia; un proyecto de historia oral para replicar y expandir los realizados previamente por cada una de las organizaciones y; una exposición de arte, con comentarios por miembros de la comunidad, similar a la realizada por Taller en el 1999. Los asesores técnicos y el personal del proyecto, debido a las limitaciones monetarias y de tiempo de las organizaciones y de la propuesta, combinaron las tres ideas principales en una propuesta: un sitio web bilingüe que incorporara los tres conceptos. También se realizarían dos programas públicos: uno como parte del diseño formativo y otro como el lanzamiento del sitio web.

Al final de la reunión de diciembre, la propuesta establecía que el desarrollo del programa se entregaría al personal de HSP y del Taller, en gran parte porque en la planificación el personal del proyecto no habían previsto que los miembros de PAZ querrían participar a ese nivel de detalle. Los miembros de PAZ sorprendieron gratamente al equipo del proyecto al solicitar que pudieran continuar ayudando a diseñar el sitio web y participar en los programas públicos. Las reuniones y programas de 2019 fueron:

La construcción del sitio web se realizó aproximadamente de febrero a noviembre de 2019. Algunos miembros de PAZ continuaron involucrados como escritores. La mayoría del trabajo para el sitio web fue realizada por personal itinerante altamente capacitadas: Renee Hoffman (del programa de Museografía de la Universidad de las Artes) y McKenna Britton (recién graduada del programa de Historia Pública de la Universidad Rutgers-Camden).

Impacto

La Aportación para Audience Embedded estableció los siguientes objetivos:

• Desarrollar un enfoque para el desarrollo de programas participativos que integren a la audiencia con los archivos/colecciones;
• Aumentar la concientización y la accesibilidad a los archivos de HSP y Taller; y
• Crear programas atractivos que abordan el tema de lugar en cuanto a los barrios urbanos, particularmente la experiencia puertorriqueña, con una perspectiva de similitudes y diferencias entre otras comunidades.

La evaluadora del proyecto desarrolló una serie de puntos de para trabajar con los miembros de PAZ, los asesores técnicos, el personal del equipo del proyecto y el público que asistió a los programas de 2019, para recopilar información que ayudaría a determinar si el proyecto fué exitoso. Las preguntas para juzgar el éxito y el impacto incluyeron: ¿Hubo participación comprometida en todo momento? ¿Las audiencias fueron diversas en términos de raza, edad y estatus migratorio? ¿Reunimos a las personas en una conversación que normalmente no tendrían? ¿Existe un mayor interés en los archivos de HSP y Taller? Finalmente, a una escala mayor, ¿demostramos una mayor competencia sobre cómo planificar programas con audiencias para que otras organizaciones culturales puedan aprender de nuestra experiencia?

En casi todos los puntos, la evaluadora descubrió que el proyecto alcanzó sus objetivos. En el informe final resumió cómo el proyecto fue percibido por los diversos grupos involucrados en la iniciativa.

• PAZ: El impacto de este proyecto en los participantes de PAZ fue claramente positivo. Las evaluaciones cuantitativas y cualitativas de su experiencia indican altos niveles de participación y satisfacción, conexión personal e inversión en el proyecto, además de un sentido de orgullo y crecimiento personal como resultado de haber participado. El cien por ciento de PAZ tiene un sentimiento de pertenencia sobre los programas que se están planificando, y el 71% de sus miembros han aprendido nuevas formas en que los archivos son relevantes para su vida e intereses.
• Asistentes a los Programas Públicos: La audiencia que recibió los resultados del proyecto Audience Embedded representó un grupo demográfico ampliamente integrado de audiencias del corazón de ambas instituciones y el 88% informó de primera mano que el nuevo sitio web era personal y profesionalmente valioso. Esta es una gran victoria para el personal involucrado, teniendo en cuenta que los datos previos al programa de los administradores y de PAZ indicaron que había una percepción común de que los archivos no son inherentemente “relevantes” para un público moderno, tanto latinx como caucásico, y que además las audiencias de las dos comunidades diferentes son difíciles de alcanzar debido a las barreras idioma y transportación.
• Equipo del Proyecto: Los parámetros para el personal se centraron en gran medida en el cambio en sus actitudes hacia el trabajo futuro con las dos audiencias identificadas, tanto en términos de cómo sentían que el proyecto respondió efectivament a las necesidades de esas audiencias y cómo el proyecto mejoró su capacidad para trabajar con ellas nuevamente. En general, estos parámetros resultaron productivos... Las observaciones del personal con respecto a la replicabilidad del proyecto para otras organizaciones también fueron ampliamente positivas, y sus consejos para los intentos de reproducir o introducir un programa de este tipo en otro lugar se alinean con la motivación para llevar a cabo el proyecto en primer lugar, es decir, el riesgo para el proceso y los resultados predecibles que están asociados con la entrega de autoridad a la audiencie en cuanto al controlar el contenido de un programa.

Personas mayores y académicos de la comunidad puertorriqueña local han aplaudido el sitio web por proporcionar la primera documentación pública a gran escala de esta comunidad. A solicitud de PAZ, el sitio web se utilizará para crear un currículo para compartir la historia de manera más amplia con los jóvenes.

Más allá del impacto en los involucrados durante el período del proyecto, el énfasis en la replicabilidad, iniciado durante la vigencia del mismo, continuará a través de este sitio web. El equipo del proyecto hizo presentaciones sobre el proceso durante todo el período de la beca: en la Conferencia de Archivos Regionales del Atlántico Medio (MARAC, por sus siglas en inglés) en la primavera y otoño de 2018, en la conferencia de Museos y Web en marzo de 2019 y en la conferencia de la Asociación Americana de Museos en mayo de 2019. Los miembros y asesores técnicos de PAZ formaron un panel en la conferencia de la Asociación Americana de Historia Local y Estatal en agosto de 2019 para explicar qué significaba el proceso para ellos. La respuesta profesional fue alentadora, ya que varias organizaciones en estas conferencias sugirieron que considerarían probar este modelo de participación y desarrollo de programas por miembros audiencia, en sus propias comunidades. La sección Un Modelo para Participación Profunda de la Audiencia ofrece una visión crítica de lo que funcionó bien y lo que podría necesitar cambios si cualquier organización implementara un proceso similar.

Más de cerca, otro impacto de este proyecto es la colaboración continua de HSP y Taller, esta vez con una beca recibida por Taller de la Fundación William Penn llamada Memorializing Fairhill. Sobre la base del trabajo del proyecto Audience Embedded, así como la sólida colaboración desarrollada en los últimos dos años, Memorializing Fairhill delineará y capturará historias específicas del sitio en 3 ó 4 marcadores escultóricos permanentes para involucrar a nuevas audiencias en entornos comunitarios y profundizar el compromiso de la comunidad con la historia del vecindario y la geografía urbana. Este proyecto es un componente importante para profundizar la conexión de la comunidad con este lugar y su historia, inspirado por las personas, los lugares y los eventos que le dan identidad a la comunidad. Similar a Audience Embedded, la participación de la audiencia es integral en cada etapa de Memorializing Fairhill. Esta participación generará más investigación en los archivos de Taller y HSP con un número de miembros de la audiencia, encuestas y entrevistas para recopilar e identificar historias, así como un proceso con la participación de la comunidad para hacer la selección final.

Modelo para la Participación Profunda del Público

Las pautas que se ofrecen a continuación también están disponibles para ser accesibles como un PDF descargable.

¿Desea que sus programas sean relevantes y atractivos para su público?
¿Quiere expandir su audiencia en términos de cantidad o diversidad?
¿Está listo para ceder el control en cuánto a los resultados para lograr estos fines?

La Sociedad Histórica de Pensilvania y el Taller Puertorriqueño entendieron que estaban listos para emprender este viaje juntos cuando en el 2017, solicitaron fondos del Centro Pew para las Artes y el Patrimonio, para el desarrollo de audiencias y programas asociados. El proceso que imaginaron fue uno complejo, pero se comprometieron a evaluarlo a lo largo de su implementación para sugerir maneras en que otras organizaciones podrían beneficiarse de estas experiencias. Esta sección del sitio web proporciona ese asesoramiento, obtenido a través de reportes escritos por la evaluadora del proyecto, así como a partir de encuestas, entrevistas y observaciones hechas por el personal, el equipo de los miembros de la comunidad/audiencia y los asesores técnicos del proyecto. [Debido a que el grupo comunidad/audiencia en este proyecto se conoció como PAZ, esta será la abreviatura que se decidió utilizar para estas personas.]

De ninguna manera el proceso fué perfecto, pero el mismo tuvo un impacto positivo para los miembros de PAZ y las dos organizaciones. Un elemento clave descubierto por las organizaciones fué la necesidad de mantener un balance. El establecimiento de la estructura para llevar el proyecto a su finalización tuvo que ser balanceado con el de proporcionarle a los PAZ una amplia capacidad de acción para configurar el resultado del proyecto. A continuación se ofrecen guías basadas en esta experiencia, con la esperanza de que puedan ayudarle a emprender este trabajo, que aunque duro es altamente gratificante.

Para una vista rápida, vea este bosquejo creado para la reunión de AAM 2019.

Estar preparado

Cosas clave a considerar:

• El proceso es tan importante como el proyecto final. La forma en que el proceso se "alteró" permitió que el resultado fuera más grande de lo esperado, porque hay más perspectivas involucradas.
• Todo tomará más tiempo de lo proyectado.
• Si colabora con otra organización, ambos deben estar listos para aprender algo y ceder algo.
• Cuando busque fondos, ayude a los patrocinadores o fundaciones a entender que los "logros" más importantes probablemente estén en el proceso, no en el producto. Prepárese para documentar esos logros, por ejemplo, contratando a un evaluador.
• Si no puede preparase, tenga en cuenta que sucederán eventos inesperados. (Tuvimos muchos cambios de personal durante el período de la propuesta que no pudieron haberse previsto y afectaron negativamente la capacidad de completar el proyecto a tiempo).
• Encuentre a las mejores personas para formar parte del equipo del proyecto: que estén comprometidos, capaces, que sepan escuchar y que sean flexibles.
• Tenga en cuenta que los miembros de PAZ pueden valorar de manera diferente al personal del proyecto en el proceso y los resultados.

Tener expectativas realistas del proceso y los resultados

Nuevamente, el proyecto tomará más tiempo de lo anticipado. Las reuniones de PAZ se extenderán a medida que la discusión fluye; se necesitarán reuniones adicionales para llegar a un consenso, y entre más personas estén involucradas en la implementación del programa (mientras que mejoran el proceso) en última instancia provocarán que el proceso sea más lento. También es difícil lograr que el proceso y el producto estén "correctos". ¿Dónde comienza uno y termina el otro?

Los resultados individuales para cada persona involucrada son los principales éxitos. Este proyecto cambió lo que la gente sabía sobre el "otro" y sobre su propia comunidad, alteró la forma en que algunas personas pensaban sobre su propio trabajo y creó nuevas relaciones personales y profesionales.

Cómo elegir a los defensores de la audiencia

HSP ha creado dos grupos de estos grupos comunidad/audiencia. Los diferentes modelos reflejan diferentes objetivos. Independientemente de qué modelo se elija, desarrolle una rúbrica clara para determinar el tipo de personas que participarán (por ejemplo, en base a su género, edad, raza, intereses psicográficos relevantes para el proyecto, etc.).

Modelo PAZ:

• Meta: Construir una audiencia más diversa aprovechando la audiencia de una organización hermana cuyo público comparte intereses similares en la comunidad, la historia y la cultura, pero que normalmente no asistirían a la otra organización.
• • Creación: Cada organización identificó constituyentes para invitar al programa. Se trataría de personas que podrían estar muy cerca de la organización (por ejemplo, en la junta) pero también de gente que hubiera asistido a programas específicos que infieren tener interés en el proyecto. Para integrar PAZ se enviaron cartas o se llamó invitando a 29 personas, de las cuales 20 firmaron contratos. Más tarde, el grupo se redujo a 18 participantes cuando dos personas no cumplieron con la "regla de asistencia" (ver más abajo).

Modelo de "Artist Embedded":

• Meta: Obtener sugerencias de personas que actualmente no sean miembros de la audiencia pero que HSP deseaba cultivar.
• Creación: Se realizó un envío masivo por correo electrónico a las listas de HSP y a través de un anuncio en Craig’s List. Más de 200 personas aplicaron. Estas personas fueron sorteadas en base a las cualidades en la rúbrica y luego se invitó a individuos específicos a participar. El grupo comenzó con 16 personas y, a través de la deserción, disminuyó a aproximadamente 8 al final de dos años.

Contratos
Para asegurar que ambas partes tenían espectativas claras, los miembros de PAZ firmaron un contrato que describe el compromiso en cuanto a tiempo, los deberes y las reglas de asistencia. Con la experiencia de Artist Embedded, a los miembros de PAZ se les dijo por adelantado que si se ausentaban a dos reuniones sin previo aviso al director del proyecto, su participación sería suspendida.

Pago
Pagar a las personas por su tiempo indica que se valora su experiencia. Crée una escala gradual para los honorarios, con asistencia a reuniones posteriores generando estipendios más altos que a las reuniones más tempranas. La contabilidad es un poco complicada, pero la escala gradual funciona como un buen incentivo. Gracias a los fondo proporcionados por las propuestas a PEW, ambos proyectos permitieron el pago de honorarios para estos miembros comunidad/audiencia. El setenta y nueve por ciento de PAZ indicó que los honorarios hicieron posible y placentero para ellos participar en este proyecto (35% respondieron "Algo importante" y 43% "Muy importante").

¿Cómo mantener a los miembros de PAZ involucrados durante el proceso, o en el cuidado y el sustento de los miembros comunidad/audiencia?

Los líderes del proyecto deben ser flexibles, abiertos de perspectivas y afectivos, lo que fomenta la cohesión grupal y la confianza mutua. Uno de los miembros indicó que el proceso de PAZ era diferente y mejor que la mayoría de los talleres interdisciplinarios donde, como miembro, más tarde sientes que te llevan a una conclusión preestablecida. Aquí los integrantes de PAZ entendían que iban a hacer diferencia.

El paso más crucial para el éxito de PAZ es la elección de un facilitador capaz. Esta persona establece el tono en cada reunión, llevando los valores establecidos por el equipo del proyecto y siendo alguien abierto, flexible y que sabe escuchar. Por otro lado, las buenas prácticas de sentido común incluyen:

• Que las reuniones se lleven a cabo en un horario regular, sin demasiado tiempo entre ellas. Los miembros de PAZ tuvieron la oportunidad de reunirse mensualmente durante diez meses. Si bien esto no se estipuló en la propuesta, debido a que los miembros así lo solicitaron, se les ofreció la opción de continuar durante el segundo año.
• Pregunte a los miembros cuáles son sus necesidades. Por ejemplo, en este proyecto consideramos por adelantado la necesidad de contar con intérpretes (de languaje).
• Ofrezca a los miembros de PAZ la oportunidad de investigar algo de su propio interés. El entusiasmo de PAZ por el proyecto y el trabajo de archivo se estimuló activamente con las oportunidades tempranas de palpar, leer e investigar.
• Proporcione a los miembros de PAZ los antecedentes necesarios. A nadie le gusta sentirse "tonto".
• Las visitas guiadas son ampliamente exitosas. Estas actividades proporcionan oportunidades para que los miembros de PAZ se conecten entre sí, aprendan temas y experimenten formatos de programas más allá de lo que podría suceder en el salón de clase. Los tres viajes opcionales ocurrieron durante el verano, con los miembros de PAZ reportando lo que aprendieron en una reunión en septiembre. Debido a las reacciones universalmente positivas de aquellos que asistieron a varios viajes, es altamente posible que grupos que no formaban parte de PAZ se hubieran sentido motivados para inscribirse en los viajes como resultado de esa conversación. Una sugerencia para el futuro sería hacer los viajes espaciados a lo largo de los primeros seis meses de participación de la audiencia.
• ¡Asegúrese de alimentar a las personas!

Añadir asesores técnicos al proyecto

Las narrativas personales de estos profesionales proporcionan una infusión de entusiasmo e inspiración para los PAZ y crean una sensación de confianza en el valor de su trabajo. En la propuesta, el proyecto incluyó un equipo de seis asesores técnicos que eran historiadores, académicos, artistas, archivistas e historiadores públicos. De acuerdo con los miembros de PAZ, los asesores técnicos fueron cruciales para la experiencia de aprendizaje. Algunos asesores aportaron experiencia vivida, y otros ofrecieron ideas sobre cómo el material de archivo podría cobrar vida a través de una variedad de programas. Estos resultados cumplieron el objetivo original establecido para el cuerpo de asesores técnicos.

Al usar asesores técnicos, considere cuándo la experiencia que ellos tienen sería más útil para los miembros de PAZ en sus procesos de educación y trabajo. Por ejemplo, el formato general de esta propuesta fue presentar los archivos, luego la historia y después los conceptos de historia pública y programación. Si este último se hubiera presentado antes esto pudiera haber ayudado al grupo a comprender mejor los resultados que se esperaban.

Del mismo modo, asegúrese de dar a los asesores tareas específicas que deben realizarse para que puedan servir bien al proyecto. El papel de asesor técnico se transformó durante este proyecto, ya que se convirtieron en una parte crucial para ayudar a dar forma al proyecto en sí mismo al volverse una especie de grupo asesor para el equipo de trabajo del proyecto. Para proyectos futuros esta nueva función debe codificarse, ya que fué esencial para el funcionamiento de este proyecto. Debido a que a estas personas se les pidió que asistieran a una serie de reuniones, se convirtieron en observadores que podían sentir el pulso de la audiencia, ayudando a los miembros de PAZ y al equipo de trabajo a reflexionar sobre lo que estaba sucediendo y dar dirección. A menudo podían explicar por qué una idea podría no funcionar en base a sus experiencias profesionales, de modo que el personal del proyecto no tuviera que ser el que dijera "no" a las ideas de los participantes. Además, se unieron al personal del proyecto en llamadas de conferencia después de cada reunión para reflexionar sobre lo sucedido y planificar los próximos pasos.

Comience con una buena base

No escatime en el tiempo para las introducciones
Las introducciones personales en la primera reunión permiten que los participantes de PAZ para se sintieran "conocidos" por un grupo de extraños y trajeron a la luz antecedentes útiles sobre la gente, que el personal no conocía, por ejemplo, cuántos miembros del grupo eran maestros de escuela, lo que ayuda con la cohesión de grupo.

Definir objetivos del proyecto
Comparta los objetivos de la propuesta temprano y con frecuencia. Aborde cualquier inquietud que puedan tener los miembros de PAZ sobre por qué están involucrados y en qué están trabajando lo antes posible para manejar las expectativas (parámetros específicos como presupuestos o fechas pueden venir más adelante). Por ejemplo, si hay parámetros sobre posibles audiencias para el nuevo programa, como por ejemplo "mayores de 18 años" o algún otro grupo demográfico, haga que la gente se concentre en estos límites definidos temprano en el proyecto para que todo el trabajo pueda orientarse hacia esa audiencia. Aunque el personal estaba ansioso por asegurarse de que PAZ se involucrara en el proceso, los miembros de PAZ estaban ansiosos por saber desde el primer día cuáles iban a ser sus resultados o productos finales.

Cómo estructurar las reuniones

Con tanta gente involucrada en este nuevo tipo de proyecto, aquí proporcionamos sugerencias específicas para hacer que el proyecto funcione sin mayores problemas.

 

Proporcionar más tiempo.
Administrar el tiempo para estas reuniones es difícil, pero es esencial para los resultados de este proyecto. Siempre deje suficiente tiempo para compartir conversaciones si se les pide a los participantes que las tengan. Varios encuestados y personal sugirieron que se asigne más tiempo para reuniones individuales, para poder conocerse entre sí e investigar. Aunque los planes por el personal del proyecto conllevaron mucha reflexión y estaban bien diseñados, PAZ los descarriló con frecuencia utilizando un período de tiempo extendido para cuestionar al personal y debatir entre sí sobre los posibles resultados. Considere un día de trabajo largo de 6 a 8 horas en lugar de la reunión habitual de 2 horas para profundizar realmente en los temas de investigación o proporcionar una discusión en profundidad.

Asegure una comunicación clara.
Asegúrese de que todos puedan escuchar (sugerimos usar un micrófono). Use rótulos con los nombres en las mesas en lugar de o además de los nametags, ya que generalmente estos son demasiado pequeños para leer en las mesas de conferencias. Considere cuándo sería mejor demostrar las cosas visualmente, en diapositivas, por ejemplo, o en una demostración de Google Drive, para asegurarse de que todos los participantes entiendan los procesos.

Tenga claridad sobre cada paso del proceso.
Recuerde a PAZ en cada reunión el objetivo final, pero también brinde instrucciones y expectativas claras para las tareas intermedias, como la investigación personal.

Preparar a los miembros de PAZ para las presentaciones.
Haga que los miembros escriban resúmenes breves de los informes que deben dar para ayudarlos a administrar mejor el tiempo de su presentación. Si se acaba el tiempo en una reunión, solicite a los miembros de PAZ que envíen sus preguntas por escrito, y que los oradores/presentadores provean las respuestas en la próxima reunión. Una vez que el grupo se haya reunido en varias ocasiones, ayude al facilitador a identificar quién tiende a extenderse hablando y quién es callado, para que ellos puedan llamar a las personas en orden y pueda administrar bien el tiempo para garantizar que todos sean escuchados.

Cree formas de comunicarse más allá de las reuniones.
Un mecanismo compartido (por ejemplo, Google Drive) es una excelente manera de compartir recursos durante el proyecto. Los PowerPoints de presentaciones, discursos, etc. se pueden publicar ahí. Además, los miembros de PAZ pueden compartir sus investigaciones e ideas a medida que avanza el proyecto. Grupos pequeños de participantes puedrían optar por organizarse en torno a un programas o contenido particular.

Más contacto personal con la comunidad para quien y sobre la cual proyecto se está llevando a cabo.
Ayude a los miembros de PAZ a conocer a las personas involucradas en la historia. El proyecto trataba sobre las experiencias de la comunidad puertorriqueña. Las respuestas de PAZ a las visitas guiadas y las anécdotas personales siempre provocaron respuestas fuertes y apasionadas del grupo - igual que descubrir material de archivo que hacía referencia específicamente a la experiencia vivida por uno de los miembro activos en PAZ.

Cómo (intentar) llegar a un consenso, pasando de la idea al desarrollo del programa

La parte más desafiante del proyecto fué llegar a un consenso sobre los programas específicos a desarrollar. El número de ideas creció en lugar de reducirse (como hubiéramos querido) durante el proceso de este proyecto. Sugerencias para que funcione más fácilmente en el futuro son:

• Proporcionar tiempo: El consenso no es un proceso rápido.
• Reiterar los objetivos: ¡Otra vez! Usar el lenguaje de la propuesta puede ser útil.
• Asegúrese de proporcionar el conocimiento que los miembros de PAZ necesitan: La división del tema desde el formato hasta el desarrollo del programa es una de tipo profesional y es posible que los miembros de PAZ no la comprendan: experiencia con evaluación de programas y la definición del público también. Tenga en cuenta que el equipo del proyecto aporta una experiencia que a veces los ciega. Es importante compartir los supuestos y definiciones subyacentes de los miembros del equipo explícitamente y verificar su comprensión.
• El equipo del proyecto debe estar preparado para tomar cierto control: A medida que el proceso pasa de que los miembros de PAZ aprendan e investiguen, hasta la planificación de programas, se hace necesario un cambio en el papel del liderazgo del proyecto. Es necesario re-enfocarse de garantizar que todos puedan compartir y ser creativos, a proporcionar más estructura y enforzar la toma de decisiones. En lugar de que el equipo del proyecto se sienta culpable por haberse desviado del proceso de la propouesta de "y de que están imponiéndose", el equipo debe darse cuenta de que los líderes deben proporcionar una estructura que permita que las personas y los proyectos prosperen. Hay momentos en el proyecto donde PAZ necesita información y dirección para pasar al siguiente nivel.

En general, recuerde: ¡el respeto, la flexibilidad y la transparencia son claves para generar confianza!